Controle de estoque para pequenas empresas: guia prático

Por que a planilha de estoque deixa de funcionar

Na loja pequena, o estoque costuma começar numa planilha ou no caderno. Funciona enquanto uma pessoa só mexe nele. Quando entram mais vendedores, entregas e uma segunda loja, a planilha atrasa: alguém vende o que já estava separado para outro cliente, a contagem não bate e ninguém sabe o motivo.

O problema raramente é falta de esforço. É que a planilha guarda só o número final, e não o caminho até ele.

Saldo, reservado e disponível

Três números resolvem a maior parte das confusões. O saldo é o que existe fisicamente na loja. O reservado é o que já foi vendido, mas ainda não saiu (pedido confirmado aguardando separação ou entrega). O disponível é o saldo menos o reservado: é ele que o vendedor deve consultar antes de prometer um prazo.

• Saldo: 100 sacos na loja
• Reservado: 30 sacos em pedidos ainda não entregues
• Disponível para vender: 70 sacos

Todo número precisa de um movimento

Em vez de editar o saldo, registre o que aconteceu: entrada de mercadoria, venda, devolução, transferência para outra loja ou ajuste de contagem. Cada movimento guarda a quantidade, quem fez, quando e o saldo resultante. Assim, quando a contagem não bate, dá para encontrar onde a diferença começou.

Ajuste de contagem sempre com motivo (quebra, perda, erro de lançamento). Sem motivo, o ajuste esconde o problema em vez de resolvê-lo.

Inventário e estoque mínimo

Faça contagens periódicas, completas ou por grupo de produtos, e registre a diferença como ajuste. Para os itens que giram mais, defina um estoque mínimo: quando o saldo fica abaixo dele, é hora de comprar.

• Comece pelos 20% de produtos que mais vendem
• Conte com a loja parada ou fora do horário de pico
• Revise o mínimo a cada estação ou mudança de fornecedor

Mais de uma loja

Com filiais, cada loja precisa do próprio saldo. Uma transferência é uma saída numa loja e uma entrada na outra, registradas juntas, para o produto nunca ficar em dois lugares ao mesmo tempo nem sumir no caminho.

Como o Orça Pra Mim ajuda

Com o recurso Estoque e vendas, cada loja tem saldo, reservado e disponível; entradas, ajustes, transferências e importação por planilha viram movimentos que não se apagam; o estoque mínimo destaca o que repor. O orçamento mostra o disponível e o pedido reserva e baixa o estoque sozinho.